Proefschrift en Praktijk

December 2022

Het lectoraat Crisisbeheersing van het NIPV organiseerde op 1 december een Proefschrift & Praktijk-sessie. In deze sessie kwam onder andere het proefschrift van collega Willem Treurniet aan de orde, met als titel Between Chaos and Continuity: A Common Operational Picture in Support of Emergency Response Networks. Willem presenteerde de praktische implicaties van de belangrijkste bevindingen. Lilian Weber, directeur risico- en crisisbeheersing van Veiligheidsregio Hollands Midden, gaf vervolgens een reflectie vanuit de praktijk.

Willem Treurniet heeft in zijn onderzoek het gedeelde informatiebeeld beschouwd als ondersteunend aan een proces van gezamenlijke sensemaking. Alle onderdelen van de crisisorganisatie interacteren met de crisissituatie en bouwen hiervan al doende een beeld op. Door deze beelden met elkaar te delen, te combineren en hier regie op te voeren kunnen onzekerheden en tegenstrijdigheden worden opgelost en lacunes worden ingevuld. Bij het functioneren van netwerksamenwerking gaat het niet om transacties tussen verder vooral in zichzelf gekeerde teams en het bij elkaar over de schutting gooien van informatieproducten. Het functioneren van een netwerk staat of valt met open, transparante en wederkerige relaties waarbinnen gezamenlijke sensemaking plaatsvindt.

In de Proefschrift & Praktijk-sessie kwamen vijf praktische implicaties van het onderzoek van Willem Treurniet langs:

• Netwerkvorming en hoe de crisis en de crisisorganisatie elkaars spiegelbeeld zijn en de rol die een gedeeld beeld kan spelen in de vorming van de crisisorganisatie.
  De crisis en de crisisorganisatie ‘vormen’ elkaar wederzijds. Daarom is het zinvol om het gedeelde beeld – hoe incompleet en gebrekkig soms ook – breed te delen. Denk hierbij vooral aan organisaties die verantwoordelijk zijn voor vitale voorzieningen. Die organisaties zijn zelf als geen ander in staat te beoordelen of hun vitale voorzieningen onderdeel zijn van het oorzaak-gevolg netwerk dat een crisis in essentie is. Je gaat het immers – om met Johan Cruijff te spreken – pas zien als je het door hebt.
• Maatschappelijke inbedding, het belang te voorkómen dat de crisisorganisatie en de bredere maatschappij zich in twee afzonderlijke werelden bevinden en de rol die een gedeeld beeld hierin kan spelen.
  Het is zaak om open en transparant met de maatschappij te communiceren. Een crisis is een crisis omdat de situatie uit de hand is gelopen en de “maakbaarheid” door de crisisorganisatie is over het algemeen dan ook behoorlijk beperkt. Crisiscommunicatie moet daarom ook echt communicatie – verbinding – zijn. Niet met als kernboodschap: “Gaat u maar rustig slapen, wij lossen het wel op”. Die communicatie mag best uitstralen: “We hebben met elkaar een probleem”. Na de crisis moet de maatschappij uiteindelijk zelf weer verder. Juist in die open en transparante crisiscommunicatie kan dat gedeelde beeld een uitstekend uitgangspunt vormen. Bij samenwerking met burgerinitiatieven speelt dit nog veel sterker. Deze burgerinitiatieven zouden ook echt als onderdeel van het responsnetwerk moeten worden gezien, waarbij we ons goed moeten realiseren dat dit vanuit het oogpunt van netwerkgovernance wel bijzondere aandacht vraagt. De actieve coördinatie die tussen professionele organisatie goed passend is, kan richting burgerinitiatieven soms te directief zijn.
• In kaart brengen van chaos en de grenzen aan de mogelijkheden van een gedeeld beeld in het tijdig overbrengen van chaos en complexiteit.
  De chaos bij de start van een incident blijkt vaak niet goed te vangen in een informatiebeeld. We moeten hierin bij het delen van beelden ook gewoon heel nuchter zijn. Veel van de complexiteit, chaos en onzekerheid is gewoon niet goed tijdig in systemen te vangen. Het is zaak dat teams op afstand hier rekening mee houden en niet te gemakkelijk op basis van het gedeelde beeld aannames doen. Eenheden ter plekke moeten zich ook realiseren dat dat zo werkt en waar mogelijk andere communicatiemiddelen gebruiken om het beeld goed over te brengen.
• Informatie-uitwisseling op verschillende niveaus van abstractie – feiten, betekenis en belangen – en hoe een crisisorganisatie daar gebruik van kan maken.
  Het onderzoek gaf aanwijzingen dat uitwisseling van informatie op het niveau van betekenis en belangen kan helpen om hick-ups in de besluitvorming te doorbreken.
• Collaboration awareness en de waarde niet alleen informatie te delen over de (crisis)situatie maar ook over de crisisorganisatie.
  Hoe krijgen organisatie beter zicht op elkaar en elkaars rollen en verantwoordelijkheden? Zouden we hier in het delen van informatie niet meer expliciet aandacht aan moeten schenken?

In de reflectie en interactie wordt doorgesproken over het gebruik van jargon in de te delen beelden en over het al dan niet met elkaar delen van onzekerheden. Het helpt om in het nadenken hierover te bedenken dat het delen van beelden in het bredere kader staat van een gezamenlijk proces van sensemaking. Als een beeld, dat op zich uitstekend uitdrukking geeft aan het perspectief dat een team op de situatie heeft, niet goed begrepen kan worden als gevolg van het gebruik van jargon, is het vooral belangrijk hierover met elkaar contact te zoeken, elkaar erop te wijzen en erop door te vragen. Verder is het belangrijk onzekerheden met elkaar te delen, waarbij het natuurlijk wel belangrijk is ze expliciet als zodanig te benoemen. Het delen van onzekerheden in een proces van gezamenlijke sensemaking kan helpen ze op te lossen. Het delen van onzekerheden met partijen die niet gewend zijn op deze manier samen te werken of met de maatschappij in bredere zin kan gemakkelijk tot verwarring leiden en vraagt daarom meer aandacht en zorgvuldigheid.

Er wordt ook doorgesproken over hoe sensemaking zich verhoudt tot de BOB-cyclus. Sensemaking is breder dan alleen beeldvorming. Sensemaking geeft uitdrukking aan het feit dat een individu of een team zich al interacterend met z’n omgeving – en niet alleen door passief waar te nemen – een beeld vormt van die omgeving. Via de feedbackloops die in het proces van sensemaking zitten, kunnen oordeels- en besluitvorming van grote invloed zijn op voortgang van en keuzes in de beeldvorming.

Bij de bespreking van het belang van netwerkvorming wordt aangegeven dat het aan de ene kant belangrijk is om op dit punt ook ijzer te smeden als het koud is. In de koude fase moet al worden geïnvesteerd in samenwerking met de belangrijkste crisispartners. Daarin zal een organisatie echter altijd selectief moeten zijn. In een concreet incident kan het nodig zijn tot een pop-up samenwerking te komen met tot nu toe onbekende partijen. Een belangrijke vraag is hoe een organisatie zich op dit soort pop-up samenwerkingen kan voorbereiden en in een concrete samenwerkingssituatie dan ook snel tot een open, transparante en wederkerige relatie komt.

Voortbordurend op de titel van de sessie – Proefschrift en Praktijk – kwalificeerde Lilian Weber de inzichten als prikkelend, praktisch en met potentieel. In de doorontwikkeling van het concept netcentrisch werken, de netcentrische werkwijze en de ondersteunende voorzieningen, gaan ze de komende jaren zeker worden verwerkt.

Meer informatie

Willem Treurniet