Klachtenregeling Nederlands Instituut Publieke Veiligheid (NIPV)

Artikel 1: Algemeen

1. Deze klachtenregeling van het Nederlands Instituut Publieke Veiligheid (NIPV) heeft betrekking op klachten van externen over het handelen van NIPV-medewerkers in de vorm van gedragingen en/of bejegeningen.

2. Het NIPV verstaat onder een klacht; een schriftelijke of mondelinge uiting van ongenoegen over de wijze waarop een NIPV-medewerker zich in een bepaalde aangelegenheid heeft gedragen.

3. Een gedraging van een persoon, werkzaam onder de verantwoordelijkheid van het NIPV, wordt aangemerkt als een gedraging van het NIPV.

4. De directie van het NIPV is verantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van deze klachtenregeling.

5. De directie van het NIPV neemt een besluit over een klacht. De klachtencommissie beoordeelt en onderzoekt een klacht en brengt advies uit aan de directie van het NIPV.

6. De behandeling van klachten geschiedt door een commissie die niet betrokken is geweest bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft.

7. Deze klachtenregeling is niet van toepassing op:
a. aanbestedingen. In dergelijke gevallen geldt het ‘Reglement klachtenafhandeling bij aanbestedingen door veiligheidsregio’s en het NIPV’;
b. producten en diensten. In dergelijke gevallen wordt de klacht door de desbetreffende afdeling in behandeling genomen met inachtneming van de Algemene Voorwaarden van het NIPV;
c. klachten over wetenschappelijke integriteit. In dergelijke gevallen wordt de klacht door de Commissie wetenschappelijke integriteit in behandeling genomen.

Artikel 2: Het indienen van klachten

1. Een ieder heeft het recht om schriftelijk, elektronisch dan wel mondeling een klacht bij de directie van het NIPV in te dienen, via:

Postbus 7010
6801 HA Arnhem
088 274 7400

U kunt ook gebruik maken van het klachtenformulier onderaan deze pagina.

2. Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen.

3. Een schriftelijk ingediende klacht bevat ten minste:

a. De naam en het adres van de indiener;

b. De datum waarop de klacht wordt ingediend;

c. Een omschrijving van de gedraging(en) waarop de klacht zich richt.

4. De indiener van een klacht heeft te allen tijde het recht deze schriftelijk in te trekken.

Artikel 3: Het in behandeling nemen van klachten

1. Het NIPV zendt binnen vijf werkdagen na ontvangst van de klacht een schriftelijke ontvangstbevestiging aan de indiener van de klacht.

2. De ontvangstbevestiging bevat ten minste een beschrijving van de procedure en de te verwachten behandelingsduur van de klacht.

3. Degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, ontvangt een afschrift van de klacht en indien van toepassing van de daarbij behorende stukken.

4. Het NIPV bespreekt de klacht in eerste instantie met de indiener daarvan en onderzoekt of het mogelijk is om de klacht informeel af te doen. Als dit eerste informele gesprek leidt tot oplossing van de klacht, wordt de klacht als afgehandeld beschouwd en blijft de formele procedure buiten beschouwing. Degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, wordt over de afhandeling geïnformeerd.

5. Indien het eerste informele gesprek met de indiener aanleiding geeft tot nader onderzoek, dan neemt het NIPV de formele procedure in acht zoals beschreven in deze regeling en geeft de indiener een toelichting op de afhandelingstermijn en het verloop van de procedure.

6. Het NIPV stelt de indiener van de klacht en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid te worden gehoord. Van het horen wordt een verslag gemaakt.

7. Van het horen, zoals beschreven in lid 6 kan worden afgezien als:
a. de klacht kennelijk ongegrond is;
b. de indiener van de klacht heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord, of
c. de indiener van de klacht niet binnen een door het NIPV gestelde redelijke termijn verklaart dat hij gebruik wil maken van het recht gehoord te worden.

8. Het NIPV stelt (binnen de afgesproken termijn) de indiener van de klacht schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, zijn besluit hierover, alsmede van de eventuele conclusies die het NIPV daaraan verbindt.

9. Een mondeling ingediende klacht kan mondeling worden afgehandeld en kan door de indiener te allen tijde schriftelijk of mondeling worden ingetrokken. Ook mondelinge klachten worden geregistreerd, zoals beschreven in artikel 4 lid 9 en verder.

10. Als het NIPV de mondelinge klacht niet naar tevredenheid van de indiener heeft afgehandeld, biedt het NIPV de indiener de mogelijkheid dit schriftelijk toe te lichten. Vanaf dat moment wordt de klacht behandeld als een schriftelijk ingediende klacht.

Artikel 4: Het afhandelen van klachten

1. Het NIPV handelt de ingediende klacht schriftelijk af, binnen uiterlijk zes weken vanaf de datum van de ontvangstbevestiging. Is deze termijn niet haalbaar, dan stelt het NIPV de indiener van de klacht schriftelijk in kennis van de nieuwe afhandelingstermijn van maximaal vier weken.

2. Verder uitstel is mogelijk voor zover de indiener van de klacht hier schriftelijk mee instemt.

3. Er kunnen voor het NIPV redenen zijn om een klacht niet in behandeling te nemen. Deze redenen staan omschreven in artikel 9.8 Algemene wet bestuursrecht. Indien het NIPV besluit een klacht niet in behandeling te nemen, wordt de indiener van de klacht hiervan zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk vier weken na ontvangst van de klacht, schriftelijk in kennis gesteld.

4. Tegen een besluit van het NIPV inzake de behandeling van een klacht over een gedraging van het NIPV kan geen bezwaar en/ of beroep worden ingesteld.

5. In het onder artikel 3 lid 8 bedoelde besluit wijst het NIPV de indiener van de klacht op de mogelijkheid om binnen één jaar na de datum van de klachtafhandeling een verzoekschrift in te dienen bij de Nationale Ombudsman, mocht de indiener het niet eens zijn met de afhandeling van de klacht door het NIPV.

Artikel 5: Het omgaan met klachten

1. Het NIPV draagt zorg voor registratie van ingediende mondelinge en schriftelijke klachten.

2. Ingediende klachten worden vertrouwelijk behandeld.

3. Na afhandeling van een klacht wordt het betreffende klachtendossier drie jaar bij het NIPV bewaard.

4. Het NIPV publiceert jaarlijks de geregistreerde klachten, waarbij het NIPV zorgdraagt dat wordt voldaan aan de geldende privacywetgeving (AVG) en vertrouwelijkheid.

Artikel 6: Overige bepalingen

1. Het dagelijks bestuur van het NIPV is het aangewezen orgaan om de klachtenregeling en wijzigingen daarvan vast te stellen.

2. Bij wijzigingen van de klachtenregeling wordt de ondernemingsraad van het NIPV om instemming dan wel om advies gevraagd.

3. Indien uit een klacht een geschil voortkomt, wordt het geschil in eerste instantie opgelost door middel van mediation, conform het Reglement van de Stichting Nederlands Mediation Instituut.

4.  Indien mediation niet leidt tot een oplossing van het geschil, kan het betreffende geschil worden voorgelegd aan een bevoegde rechter.

De Klachtenregeling NIPV Externen is vastgesteld door het dagelijks bestuur van het NIPV, d.d. 8 oktober 2021.
Deze regeling is voor het laatst gewijzigd door het dagelijks bestuur op 30 september 2024