Samenwerkings- en Kenniscentrum Inkoop (SKI)

De veiligheidsregio’s staan voor steeds complexere inkoopvraagstukken. Denk aan stijgende prijzen, schaarste op de markt en een groeiende behoefte aan specialistische kennis. Tegelijkertijd is de capaciteit beperkt en werken regio’s vaak aan vergelijkbare trajecten. Daar ligt de kracht van samenwerking. Het Samenwerking- en Kenniscentrum Inkoop (SKI) helpt veiligheidsregio’s om die samenwerking te organiseren, versterken en benutten. Niet door alles centraal te regelen, maar door inzicht te creëren, kennis te bundelen en samenwerking mogelijk te maken, waar dat waarde toevoegt.

De afgelopen jaren is al veel opgebouwd in de landelijke inkoopsamenwerking. Tegelijkertijd werd duidelijk dat het anders en beter kan. Regio’s gaven aan behoefte te hebben aan meer overzicht in wat er speelt, betere toegang tot kennis en expertise, ondersteuning bij complexe trajecten en duidelijkheid wanneer samenwerken wél en niet zinvol is. Vanuit die behoefte is een nieuwe stap gezet: een structurele samenwerking op inkoop, met SKI als verbindende schakel.

Voor iedereen die betrokken is bij (een) inkoop

SKI is er voor iedereen binnen de veiligheidsregio’s die betrokken is bij inkoop. Of je nu een aanbesteding voorbereidt, verantwoordelijk bent voor contractmanagement, werkt aan beleid of bedrijfsvoering of gewoon wilt weten wat er speelt op inkoop-gebied. SKI helpt je om sneller de juiste informatie te vinden en beter onderbouwde keuzes te maken.

Zo werkt samenwerken via SKI

​SKI is geen traditionele inkooporganisatie en ook geen centrale afdeling die alles overneemt. SKI zorgt ervoor dat kansen zichtbaar worden en dat regio’s ze kunnen benutten.

Bijvoorbeeld:

• Een regio staat op het punt om nieuwe dienstvoertuigen aan te besteden. Via SKI blijkt dat meerdere regio’s dezelfde behoefte hebben in dezelfde periode. Door samen op te trekken ontstaat een sterkere positie richting leveranciers én wordt werk gedeeld.
• Een inkoper zoekt naar actuele marktinformatie over warmtebeeldcamera’s. Via SKI is die kennis al beschikbaar, inclusief ervaringen van andere regio’s.
• Bij een complex ICT-traject wordt samen een programma van eisen opgesteld, zodat niet iedere regio het wiel opnieuw hoeft uit te vinden.

De kracht van SKI zit in een gestructureerde manier van samenwerken. Het begint niet bij een aanbesteding, maar veel eerder. Eerst wordt inzicht opgebouwd: wat kopen regio’s in, wanneer lopen contracten af, waar zitten overeenkomsten? Op basis daarvan ontstaat een gezamenlijk beeld van kansen. Van daaruit wordt vooruitgekeken. Niet alleen naar wat er nu speelt, maar ook naar wat er de komende jaren aankomt. Dat leidt tot een meerjarenplan met concrete mogelijkheden voor samenwerking. Pas daarna komt de keuze: doen we dit samen of niet? Die keuze blijft altijd bij de regio zelf. Maar doordat er een gezamenlijk beeld en een strategie ligt, wordt die keuze beter onderbouwd.

Waar SKI bij ondersteunt

Niet alles hoeft samen. En dat is ook niet het doel. Soms is het voldoende om kennis te delen of een marktverkenning samen te doen. In andere gevallen is het logisch om een aanbesteding volledig gezamenlijk uit te voeren.

SKI ondersteunt daarom verschillende vormen van samenwerking. We helpen regio’s om beter inzicht te krijgen in wat er wordt ingekocht en waar samenwerking kansen biedt. Dat gebeurt bijvoorbeeld door:

• het verzamelen en delen van marktinformatie
• het onderzoeken van mogelijkheden voor vraagbundeling
• het opstellen van gezamenlijke inkoopstrategieën
• en het ondersteunen bij het formuleren van programma’s van eisen en wensen.

Dit gebeurt per productgroep (portfolio), zoals materieel en materiaal, facilitair en ICT. Denk aan onderwerpen als dienstvoertuigen, warmtebeeldcamera’s, energie of communicatiemiddelen.

Praktische hulpmiddelen en standaardisatie

Veel regio’s lopen tegen dezelfde vragen aan in aanbestedingen. SKI ontwikkelt en beheert daarom formats en modellen die helpen om trajecten efficiënter en consistenter uit te voeren. Zo hoef je niet telkens opnieuw te beginnen, maar kun je voortbouwen op wat er al is.

Gezamenlijke kaders en voorwaarden

SKI ondersteunt bij het ontwikkelen en onderhouden van gezamenlijke uitgangspunten voor inkoop, zoals een concept inkoopbeleid en (ICT-)inkoopvoorwaarden. Dit helpt regio’s om uniformer te werken, zonder de eigen autonomie te verliezen.

Inzicht via de aanbestedingskalender

Via de landelijke aanbestedingskalender (Dynamische aanbestedingskalender – DAK) ontstaat inzicht in wat er speelt en aankomt. SKI ondersteunt bij het ontwikkelen en benutten van deze kalender en zorgt dat informatie wordt gedeeld en geanalyseerd. Hiermee worden kansen voor samenwerking eerder zichtbaar.

Kennisdeling en netwerk

SKI brengt mensen bij elkaar. Dat gebeurt via kennissessies, audits en netwerkbijeenkomsten, waarin ervaringen worden gedeeld en nieuwe inzichten ontstaan. Juist die uitwisseling tussen regio’s maakt samenwerking sterker.

Ondersteuning bij gezamenlijke aanbestedingen

Wanneer regio’s besluiten om samen op te trekken, kan SKI ondersteunen bij de voorbereiding en uitvoering van interregionale of landelijke aanbestedingen. De mate van ondersteuning verschilt per traject en behoefte.

Contractmanagement

Voor contracten die voortkomen uit gezamenlijke trajecten ondersteunt SKI bij contractbeheer en -management. Zo blijft ook na de aanbesteding grip op afspraken en prestaties.